IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS

 1.- Introducción a la importación

Para importar datos externos a Excel, disponemos básicamente de dos opciones:

-  Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.

-  Importar datos de otro archivo que no tiene que estar necesariamente en formato Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

Al importar datos de una aplicación externa, debemos tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:

- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.

- El formato no se ajusta al original.

- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

Siempre es mejor intentar realizar una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos sea pequeña y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

2.- Utilizar el asistente para importar texto

Para importar archivos de texto con el asistente, lo haremos de la siguiente  forma:

Podemos acceder a la pestaña Datos, pulsar Obtener datos externos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que podemos encontrar en esta sección.

3.- Conexiones

Desde la sección Conexiones en la pestaña Datos, podremos conectar un libro de Excel con la información contenida en archivos externos que hayamos importado.

Se abrirá una ventana que nos mostrará todas las conexiones del libro y podremos eliminar la conexión, actualizar los datos con el archivo externo o ver sus Propiedades.

Haciendo clic en la opción Propiedades, veremos un cuadro de diálogo donde encontraremos algunas propiedades muy útiles:

En la sección Control de actualizaciones podemos hacer que Excel actualice automáticamente los datos insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra el libro.

En la pestaña Definición encontraremos la ruta al archivo de conexión, que podremos modificar pulsando el botón Examinar.

Si queremos es ver las Propiedades de una determinada conexión, y no de todo el libro, simplemente haremos clic en una celda que contenga datos importados y pulsaremos el botón Propiedades de la pestaña Datos.

4.- Importar datos de Word a Excel y viceversa

•  Importar datos de Word a Excel.

Realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar:

- Estando en Word, seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.

- Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar.

- Ahora, en Excel, seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.

- Y pulsamos Ctrl + V o vamos a la pestaña Inicio y hacemos clic en el botón Pegar. Es posible que nos advierta que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja. Pulsamos sobre Aceptar y nos pegará la tabla con el mismo formato que la teníamos en Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla, lo podemos eliminar utilizando las opciones del menú botón de bordes.

•  Importar datos de Excel a Word.

Para realizar este proceso:

- Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel.

- Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar.

- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar.

5.- Importar datos de Access

También disponemos de un botón que nos permitirá importar datos directamente de consultas y tablas de Microsoft Access.

Pulsando Desde Access, aparecerá el cuadro de diálogo Abrir para que elijamos de qué base de datos deseamos importar los datos. Seleccionamos el archivo y pulsamos Abrir.

Al pulsar Aceptar, se mostrará la ventana Importar datos.

En la siguiente ventana, podemos elegir cómo ver los datos en el libro y dónde se situarán, en una hoja de cálculo existente o en una nueva.

Pulsando en Propiedades, podremos modificar las propiedades de la conexión que vimos anteriormente en el apartado de conexiones.

6.- Importar de una página Web

Otra herramienta para importar datos nos permite obtener datos Desde la web.

Pulsando sobre ella, se abrirá una ventana del navegador, donde se marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la página web.

Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas. Una vez finalizada la elección, pulsaremos Importar.

Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en la hoja existente o en una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las opciones de actualización de la conexión.

Otra forma rápida de hacer esto es directamente seleccionar la tabla en nuestro navegador, copiarla con Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Después, podremos modificar el formato y si queremos que haya actualización.

7.- Importar desde otras fuentes

Desde este botón podremos conectar con una base de datos SQL Server o importar un archivo XML, entre otros.

En cada una de las opciones nos pedirá que realicemos una acción diferente. Simplemente deberemos ir siguiendo los asistentes y elegir entre las distintas opciones que se nos presenten durante la importación.

Aquí te dejo un video del cual te puedes apoyar:

BIBLIOGRAFIA:

https://www.aulaclic.es/excel-2016/t_15_5.htm

https://www.aulaclic.es/excel-2016/t_15_4.htm

https://www.aulaclic.es/excel-2016/t_15_3.htm

https://www.aulaclic.es/excel-2016/t_15_2.htm

https://www.aulaclic.es/excel-2016/t_15_1.htm#ap_15_01